Учёт тендеров для малого поставщика: сроки подачи, обеспечение и контракты в одной таблице

Обновлено 24 октября 2026

Пять человек, десяток закупок в квартал — и у каждой свой срок: до какого числа подать заявку, когда итоги, сколько лежит на спецсчёте обеспечением. Пока закупок три, это помнит тот, кто их ведёт. На десятой извещение теряется в рассылке, обеспечение по проигранной заявке ждёт возврата дольше положенного, а оплата по исполненному контракту просрочена на неделю — и никто не заметил.

Площадки с этим не помогают: у каждой свой кабинет, а заказчик по 223‑ФЗ торгуется на третьей. Таблица в Excel — пока её ведёт один человек. В Глинке учёт тендеров малого поставщика — это три связанные таблицы и пять страниц: тендеры, контракты, заказчики, извещения под извлечение, образец техзадания, чек‑лист подачи, памятка и коммерческое предложение по ссылке. Записали закупку строкой — обеспечение посчиталось от НМЦК, срок подсвечивается, пока заявка не подана, а по каждому заказчику сами считаются его тендеры и сумма контрактов.

Ниже — как это устроено на примере из демонстрационного пространства: ИП «Мебель для школ» поставляет парты, шкафы и кроватки школам, детским садам и больнице в Смоленской области. На 24 октября в учёте двенадцать закупок на 8 170 000 ₽ НМЦК: четыре ещё готовятся, три поданы — по ним заморожено 43 400 ₽ обеспечения, три выиграны, одна проиграна, от одной отказались. Два контракта исполняются на 1 653 000 ₽.

Как это выглядит в Глинке

1. Тендеры: одна закупка — одна строка

Главная таблица — «Тендеры». В ней каждая закупка, которую рассматривают, от извещения до итогов:

• Предмет — «Парты и стулья для начальных классов, 120 комплектов», «Шкафы для раздевалок, 40 шт.».
• Организация — связь с таблицей заказчиков, о ней ниже.
• Закон и Площадка — 44‑ФЗ или 223‑ФЗ, РТС‑тендер, Сбербанк‑АСТ, ЕЭТП или ЭТП ГПБ.
• НМЦК — в формате «1 234 ₽».
• Доля обеспечения и Обеспечение — первую вписывают из документации, вторую считает формула: НМЦК × доля. У закупки на 1 480 000 ₽ при 1 % это 14 800 ₽, которые до итогов лежат на спецсчёте.
• Подача до и Итоги — две даты, вокруг которых крутится вся работа.
• Статус — Изучаем, Готовим, Подана, Выиграли, Проиграли, Отказались.
• Наша цена и Снижение — вторую тоже считает формула: на сколько процентов мы ушли от НМЦК. По выигранным закупкам примера снижение 7–8 %, по проигранной — 3,9 %.

У даты «Подача до» включена подсветка просроченного: строка горит, пока статус не Подана, Выиграли, Проиграли или Отказались. В примере так подсвечены «Столы для кабинета информатики» — срок прошёл 23 октября, а статус всё ещё «Изучаем». За два дня до срока Глинка присылает напоминание тому, кто указан в колонке «Кто».

2. Заморожено: сколько денег лежит на спецсчёте

Вопрос, на который сложнее всего ответить в переписке, — сколько обеспечения заморожено прямо сейчас. Вкладка «Заморожено» показывает только поданные заявки, а в подвале таблицы стоит сумма: 43 400 ₽ по трём закупкам, из них 22 400 ₽ — по кушеткам для больницы с обеспечением 2 %. Вернулись итоги, статус сменился — заявка уходит из вкладки, сумма пересчитывается.

Рядом — «Ближайшие подачи» (только то, что ещё изучаем и готовим, по сроку), «Доска» по статусу с суммой НМЦК в заголовке каждой колонки, «Календарь» по дате подачи и две диаграммы: воронка по статусам и НМЦК по статусам. На корне дерева они собраны в один экран.

3. Извещения: ИИ извлекает закупки в таблицу

Извещения приходят рассылкой площадки — текстом с заказчиком, предметом, НМЦК, долей обеспечения и датами. Перепечатывать их в таблицу не нужно. В примере это страница «Извещения с площадки — три закупки»: столы и стулья для детского сада, медицинские шкафы для больницы, мебель для детского отдела библиотеки. Откройте её, нажмите ✨ ИИ → «Другая база…» → «Тендеры» — Глинка покажет найденные закупки в окне «Что нашлось». Проверьте НМЦК, долю обеспечения и дату подачи и нажмите «Записать». Извлечение тратит ИИ‑кредиты.

Заказчика в новых строках выбирают из списка руками — на три строки уходит меньше минуты. Извещение пришло PDF — положите файл на страницу и нажмите «Извлечь как страницу»: текст станет страницей, дальше всё то же.

4. Контракты и заказчики: связи и своды

Вторая таблица — «Контракты». Выигранный тендер получает в ней строку со связью на тендер и на организацию, суммой, долей аванса и формулой «Аванс», сроком исполнения и датой оплаты. У обеих дат своя подсветка: срок исполнения горит, пока контракт не исполнен, дата оплаты — пока он не оплачен. В примере подсвечена оплата по мебели для медкабинета: контракт исполнен, деньги ждут с 16 октября. Колонка «Риск» — ИИ‑колонка с промптом; она пуста, пока вы не нажмёте «Заполнить колонку ИИ».

Третья таблица — «Организации»: шесть заказчиков с типом и регионом. Две колонки в ней считаются сами, по связям из двух других таблиц: «Тендеров» — сколько закупок этого заказчика в учёте, «Контрактов на сумму» — на сколько с ним заключено контрактов. У Школы № 12 три тендера и 520 000 ₽ контрактов, у администрации района — два тендера и 1 253 000 ₽. Записали новый тендер со связью на заказчика — его счётчик вырос.

Честно скажем, чего свод пока не умеет: считать с условием — «выиграно из поданных» или «обеспечение только по поданным» в строке заказчика. Это видно на доске и во вкладке «Заморожено», но не в колонке «Организаций».

5. Спросите Глинку: вопрос и действие

Сумму обеспечения или список незакрытых заявок можно не искать по вкладкам, а спросить. На странице «Спросить Глинку» в боковом меню напишите «Тендеры: сколько обеспечения заморожено по поданным заявкам?» — ответ придёт по вашим таблицам: 43 400 ₽ по трём тендерам, со ссылками на строки. Так же работают «Тендеры: по каким тендерам итоги уже прошли, а статус ещё «Подана»?» — в примере это одна закупка у водоканала, итоги прошли 22 октября, — и «Организации: у кого больше всего тендеров?».

Глинка умеет и менять данные — через карточку изменений. Напишите «У тендеров организации «Школа № 12» со статусом «Изучаем» поставь «Отказались»»: она найдёт две строки в «Тендерах» и покажет, что именно собирается изменить. В таблицу изменения попадут только после «Применить». Вопросы и действия тратят ИИ‑кредиты.

6. Чек‑лист, техзадание и коммерческое предложение

Страница «Что проверить перед подачей» — чек‑лист одной заявки: документация, обеспечение на спецсчёте, расчёт цены, декларация о принадлежности к малому бизнесу, подпись, подача не в последний час. У пунктов стоят даты, и такие пункты Глинка показывает на главной как задачи — чек‑лист не нужно открывать, чтобы увидеть, что на завтра.

Техзадание на восемь разделов читать целиком перед каждой подачей некогда. Откройте страницу «Техзадание: поставка парт — образец», нажмите ✨ ИИ → «Резюме страницы» — получится выжимка с объёмами, ростовыми группами, сроками и требованиями приёмки, которую удобно положить в тело строки тендера.

Когда закупка идёт у единственного поставщика, заказчику отправляют коммерческое предложение. В дереве оно лежит страницей «Коммерческое предложение» — без таблиц, только текст, — и уходит ссылкой: как опубликовать документ по ссылке. В дереве лежит и памятка «Как мы ведём тендеры»: что уже настроено, как читать статусы и что изменилось в закупках в 2026 году.

7. Что учтено из 2026 года

Летом 2026 года вступила в силу реформа 44‑ФЗ: процедуры стали проще и быстрее, сроки оплаты по контрактам — короче, порог закупок, которые заказчики обязаны отдавать малому бизнесу, поднят с 20 до 30 млн ₽. Госкомпании по 223‑ФЗ держат квоту на закупки у малого и среднего бизнеса — отсюда в примере водоканал и площадка ЭТП ГПБ. Проценты обеспечения, доли аванса и сроки в таблицах — иллюстрация, а не норма: у каждой закупки они свои и написаны в документации. Это не юридическая консультация — сверяйте с документацией закупки и ЕИС.

Не только мебель

• Поставка техники или расходников. Те же таблицы, другие площадки: добавьте их в список «Площадка» и ведите закупки по 44‑ФЗ и 223‑ФЗ в одной таблице.
• Услуги по году. Контракт на обслуживание оплачивается помесячно — заведите по строке в «Контрактах» на каждый месяц с датой оплаты, и подсветка покажет, какой платёж задержан.
• Два направления. Мебель и ремонт, стройка и поставка — добавьте в «Тендеры» колонку «Направление» и группируйте по ней доску.

Живой пример

Малый поставщик в госзакупках открыт в демонстрационном пространстве: «Тендеры», «Контракты», «Организации», извещения с площадки, образец техзадания, чек‑лист подачи, памятка и коммерческое предложение. Заказчики, суммы и извещения вымышленные, номеров закупок нет. Кнопка «Скопировать к себе» заберёт дерево целиком в ваше пространство — останется удалить строки примера и записать свои. Рубли, формулы обеспечения и снижения, подсветка сроков, напоминание, вкладки, связи между таблицами, своды и ИИ‑колонка уже настроены и переезжают вместе с копией.

Что дальше

• Скопируйте пример и перенесите закупки этого квартала — по строке на извещение.
• Подписанные контракты и их сканы удобно хранить отдельно: реестр договоров ИП.
• Глинка доступна из России, оплачивается в рублях и хранит данные в Яндекс Облаке. Начать можно бесплатно: Попробовать Глинку.