Реестр договоров ИП: сроки окончания, пролонгация и сканы в одной таблице

Обновлено 5 октября 2026

У небольшого бизнеса договоров немного — десять-пятнадцать: аренда, поставщики, касса, интернет, бухгалтер, страховка, один-два клиента. Но лежат они в разных местах: подписанный экземпляр в папке, скан в почте, условия продления — в памяти. Срок аренды подходит незаметно, договор на кассу продлевается сам по старой цене, а когда приходит проверка или спор, скан ищут по переписке.

Реестр в Excel решает половину задачи: даты видны, но скан в ячейку не положишь, условия продления не выпишешь, а список дел по каждому договору ведётся где-то ещё. В Глинке реестр — таблица, где у каждой строки есть своя страница и ячейка под файл.

Ниже — как это устроено на примере небольшой пекарни из демонстрационного пространства. Для мастерской, салона, студии или ИП с клиентскими договорами порядок тот же.

Как это выглядит в Глинке

1. Таблица: что, с кем, до какого числа

Реестр — база данных из десяти колонок. В примере десять договоров пекарни: аренда помещения, две поставки, касса, интернет, бухгалтерия, вывоз отходов, страховка, один договор, где пекарня сама исполнитель, и один расторгнутый.

• Контрагент и Предмет — с кем и о чём, одной фразой: «Аренда помещения 52 м², в месяц».
• Тип — выбор из списка: «Аренда», «Поставка», «Услуги», «Страхование», «Наш клиент». По нему удобно отфильтровать только поставщиков или только то, где платят вам.
• Дата и Окончание — подписан и до какого числа действует. Бессрочному договору ставят дату, когда его стоит пересмотреть.
• Сумма, ₽ — число. В предмете написано, за какой период: в месяц, в год, за весь договор.
• Автопролонгация — галочка. Такие договоры истекают незаметно и продлеваются по старой цене, поэтому их проверяют заранее.
• Статус — «Действует», «На продление», «Завершён», «Расторгнут».
• Скан — ячейка под файл или ссылку на него.

2. У каждого договора — своя страница

В таблице помещается то, по чему ищут и фильтруют. Всё остальное — на странице строки: откройте её, и под свойствами будет место для текста. В примере у аренды там выписаны ключевые условия (депозит, индексация не выше 5 %, уведомление о продлении за 30 дней), список дел с галочками и контакт управляющего. У страховки — что застраховано и как заявлять о случае.

Строки со страницей помечены значком рядом с названием, поэтому в таблице видно, у каких договоров есть заметки.

3. Что истекает в ближайший месяц

Главный вопрос к реестру — что заканчивается. У фильтра по колонке «Окончание» есть условия «сегодня», «на этой неделе», «в ближайшие 7 дней» и «в этом месяце»: поставьте «в этом месяце», и таблица покажет только эти строки. В примере в октябре их две: обслуживание кассы продлится само — остаётся проверить, не выросла ли цена; аренду нужно продлевать, и у неё уже стоит статус «На продление». Фильтр — ваш личный: коллеги видят таблицу целиком, пока вы не нажмёте «Сохранить для всех».

Чтобы истёкший договор, который забыли закрыть, был виден сразу, в меню колонки «Окончание» включите «Подсвечивать просроченные» и исключите статусы «Завершён» и «Расторгнут». Дата у такой строки будет подсвечена, пока статус не поменяют.

4. Скан — рядом со строкой

Подписанный экземпляр кладут в колонку «Скан»: файл или ссылку на него, если скан уже лежит в облаке. Открывается он прямо в Глинке, искать по папкам не нужно. Если скан — фотография или PDF без текстового слоя, положите его и на страницу договора: у файла на странице есть «Распознать текст», и условия окажутся под рукой текстом, а не картинкой.

5. Продление — три ячейки, а не новая строка

Когда допсоглашение подписано, в строке меняются три поля: «Окончание», сумма и статус обратно на «Действует». Новую строку не заводят: история продлений живёт на странице договора, скан допсоглашения — рядом с основным. Закрытым договорам ставят «Завершён» или «Расторгнут», но строку не удаляют: при проверке скан и переписка должны быть под рукой.

Пример такого продления по шагам — страница «Пример: продление аренды» в демонстрационном дереве.

6. Спросите Глинку

Вопрос «какие договоры заканчиваются до конца года?» можно задать словами — на странице «Спросить Глинку» в боковом меню. Ответ придёт по вашим данным, со ссылками на строки, из которых он собран.

Не только пекарня

• Исполнитель, а не заказчик. Дизайнер, фотограф, репетитор с договорами на услуги: тип «Наш клиент», в сумме — стоимость заказа, в окончании — срок сдачи.
• Несколько точек. Аренда каждой — отдельная строка с адресом в предмете; фильтр по типу «Аренда» показывает все сроки сразу.
• ТСЖ или клуб. Договоры с обслуживающими организациями, у каждого на странице — контакт и порядок заявок.

Живой пример

Реестр договоров пекарни открыт в демонстрационном пространстве: таблица из десяти договоров, страницы аренды и страховки с условиями, памятки «Как заносить договор» и «Что проверить перед подписанием», пример продления по шагам. Пекарня и контрагенты вымышленные, сканы не приложены. Кнопка «Скопировать к себе» заберёт дерево целиком в ваше пространство — останется заменить договоры на свои и приложить сканы.

Что дальше

• Скопируйте пример, заполните реестр за один вечер и поставьте себе правило: первого числа открыть фильтр «Окончание — в этом месяце».
• Клиентов и сделки удобно вести рядом, в том же пространстве: учёт клиентов и сделок для ИП.
• Глинка доступна из России, оплачивается в рублях и хранит данные в Яндекс Облаке. Начать можно бесплатно: Попробовать Глинку.