Как перенести данные из документов в таблицу без ручного ввода: три КП из PDF в одну базу

Обновлено 3 ноября 2026

Три коммерческих предложения на кондиционеры: два — обычные PDF, третье — скан с печатью и подписью, четвёртое пришло письмом. Чтобы их сравнить, офис-менеджер открывает каждое, ищет итоговую сумму, срок, гарантию и предоплату — и перепечатывает в таблицу. Четыре КП — полчаса, три закупки в месяц — рабочий день. И каждый раз вопрос, где потерялась доставка: у одних она в цене, у других отдельной строкой.

Извлечь данные из PDF в таблицу можно без перепечатывания. В Глинке документ становится строкой базы за несколько кликов: PDF с текстом извлекается как страница, скан сначала распознаётся, письмо вставляется как есть — а дальше ИИ переносит суммы, сроки и условия в таблицу, и вы только проверяете. Ниже — как это устроено на примере из демонстрационного пространства: торговая компания на 25 человек, офис и склад, закупки ведёт офис-менеджер. Осенью сравнили офисную мебель и видеонаблюдение, канцелярию уточняют, на кондиционеры КП только пришли. Компании, поставщики и люди вымышленные.

Как это выглядит в Глинке

1. PDF на странице → «Извлечь как страницу»

Файл лежит на странице карточкой: открыть, скачать, переименовать. В меню карточки (⋯) есть пункт «Извлечь как страницу»: Глинка читает текстовый слой PDF и создаёт под этой же страницей новую — с текстом документа и пометкой «Источник: имя файла». Сам файл остаётся на месте. Для КП «Климат-Про» это занимает секунду: таблица из PDF превращается в абзац с теми же числами — 155 600 ₽ за четыре сплит-системы, 38 000 ₽ за монтаж, 12 400 ₽ за материалы, итого 206 000 ₽ с НДС, доставка включена, гарантия 24 месяца, предоплата 50 %.

Если файл ещё не в Глинке, путь короче: «Импорт» в боковой панели → «Документ» — страница с текстом появится сразу, без карточки.

2. Скан: «Распознать текст»

Третье КП, от «Хладотехники Сервис», пришло сканом: картинка с печатью, текстового слоя нет. «Извлечь как страницу» это замечает и вместо пустой страницы предлагает распознать текст — диалог «Это скан» заранее показывает цену: около одного кредита за страницу. Через несколько секунд страница готова. В примере распознаны все числа: четыре сплит-системы по 44 500 ₽, монтаж «под ключ» 36 800 ₽, итого 214 800 ₽ с НДС, срок 7 рабочих дней, гарантия 36 месяцев, аванс 30 %, предложение действительно до 30 ноября.

То же работает с фотографией документа с телефона: у картинки на странице есть свой пункт «Распознать текст», и распознанное встаёт прямо под неё.

3. Со страницы — в базу: ✨ ИИ → «Другая база…»

На странице с текстом КП нажмите ✨ ИИ вверху → «Другая база…» → «Предложения». Глинка покажет окно «Что нашлось»: короткое резюме документа, список условий и одну запись для базы — закупка и поставщик из ваших списков, дата КП и срок действия, сумма и доставка, НДС, срок поставки, гарантия, предоплата, статус «Получено». Проверьте и нажмите «Записать». Для скана «Хладотехники» в примере все тринадцать колонок заполнились верно — поправить захотелось только название строки, которое ИИ собрал из первой строки документа.

Письмо проходит тот же путь без первого шага: текст письма вставляют на страницу, и ✨ ИИ достаёт из него предложение «Айсберг Климат» — 194 000 ₽ и 2 000 ₽ доставки отдельной строкой. Распознавание и извлечение тратят ИИ-кредиты; сколько — видно до нажатия.

4. Таблица, в которой КП сравниваются

Четыре КП на кондиционеры легли во вкладку «Кондиционеры» базы «Предложения». Колонка «Итого» считается сама: сумма плюс доставка — и «Северный воздух» со своими 182 700 ₽ плюс 3 500 ₽ доставки оказывается дешевле всех, 186 200 ₽; «Айсберг Климат» — 196 000 ₽, «Климат-Про» — 206 000 ₽, «Хладотехника Сервис» — 214 800 ₽. Подвал таблицы печатает минимум. Рядом с ценой стоит то, из-за чего самое дешёвое не всегда выигрывает: у «Северного воздуха» 100 % предоплаты, 12 месяцев гарантии и цена без НДС; у «Хладотехники» — 7 дней, 36 месяцев и аванс 30 %.

Колонка «Действует до» подсвечивается красным, когда срок КП вышел, — кроме выбранных и отклонённых. Вкладка «Мебель: цена по поставщику» рисует три КП прошлой закупки столбцами, «Минимум по закупкам» — лучшую цену по каждой закупке, «По статусу» — сколько КП получено, выбрано и отклонено. Если ваша компания платит НДС, цены без НДС и с НДС сравнивайте в одной системе — колонка «НДС» для этого и стоит.

5. Закупки: минимум, среднее и разброс

Вторая база — «Закупки»: одна строка на закупку, с бюджетом и сроком решения. Привяжите к ней полученные КП в колонке «КП» — своды посчитают, сколько предложений пришло, минимум, среднее и максимум, а формула «Разброс» — разницу между ними. По офисной мебели в примере три КП от 459 900 до 512 400 ₽, разброс 52 500 ₽ — и выбрали не самое дешёвое: у «Линии Стола» 45 дней поставки и полная предоплата, у «Вектора Мебели» 21 день и 30 %. «Срок решения» подсвечивается при просрочке, а за два дня до него Глинка напомнит тому, кто указан в «Ответственный». ИИ-колонка «Что уточнить у поставщиков» у двух закупок заполнена, у двух пуста: «Заполнить колонку ИИ» допишет три вопроса по названию закупки — что входит в цену, сроки, гарантия.

6. Спросите Глинку

Перед решением вопросов обычно три, и их можно задать словами — на странице «Спросить Глинку» в боковом меню. «Предложения: кто дешевле всех по офисной мебели?» — ответ: «Линия Стола», 459 900 ₽, но это предложение отклонено из-за 45 дней и 100 % предоплаты, выбран «Вектор Мебель» за 486 000 ₽ — со ссылками на строки. Так же работают «Предложения: у кого короче срок поставки по видеонаблюдению?» и «Закупки: по каким закупкам ещё не выбран поставщик?». Глинка умеет и менять данные — через карточку изменений: «Предложения: у всех КП со статусом «Получено» поставь «Уточняем»» покажет две строки и дождётся «Применить». Вопросы и действия тратят ИИ-кредиты.

7. Итоги для руководителя — страницей по ссылке

Руководителю не нужна база — нужен ответ: что сравнили, кого выбрали и почему. В дереве это страница «Итоги сравнения для руководителя»: две короткие таблицы текстом, разброс и причина выбора. Она открывается по ссылке без входа в пространство: как опубликовать документ по ссылке. Договоры с выбранными поставщиками удобно хранить отдельно — в реестре договоров ИП.

Не только кондиционеры

• Обоснование цены по трём КП. Заказчики по 44-ФЗ собирают три предложения и считают среднее — «Закупки» делают это сводами. Форму обоснования сверьте с действующими правилами: это не юридическая консультация.
• Стройка. Прораб сравнивает сметы подрядчиков: те же колонки, «Срок, дней» становится сроком работ, «Предоплата» — авансом.
• Входящие счета. Вместо КП — счета и акты из почты: извлечение то же, колонки — номер, дата, сумма, оплачено.

Живой пример

Сравнение коммерческих предложений открыто в демонстрационном пространстве: «Предложения» с восемью КП по трём закупкам, «Закупки», страница с тремя PDF — два текстовых и скан, — письмо четвёртого поставщика, итоги для руководителя и памятка «Как мы сравниваем КП». Компании, поставщики, люди и суммы вымышленные. Кнопка «Скопировать к себе» заберёт дерево целиком, вместе с тремя PDF, — и первый прогон у вас уже есть: четыре КП на кондиционеры ждут переноса в таблицу. Формула «Итого», подсветка сроков, напоминание, связь между базами, своды, ИИ-колонка и вкладки переезжают вместе с копией.

Что дальше

• Скопируйте пример и перенесите четыре КП — три файла и письмо — в «Предложения»; привяжите их к закупке «Кондиционеры в офис» и посмотрите на разброс.
• Положите свои КП на любую страницу дерева или ввезите через «Импорт» → «Документ»; письма — текстом на страницу.
• Глинка доступна из России, оплачивается в рублях и хранит данные в Яндекс Облаке. Начать можно бесплатно: Попробовать Глинку.