Учёт самозанятых подрядчиков: задания, чеки и акты без риска переквалификации

Обновлено 25 октября 2026

Трое в штате и шесть подрядчиков-самозанятых: монтажёр, оператор, моушн-дизайнер, звукорежиссёр, колорист и сценарист. Задания раздают в чатах, акты подписывают «потом», чеки из «Мой налог» приходят в почту, а перед каждой оплатой кто-то вспоминает, пришёл ли чек за прошлую. Пока подрядчиков два, это держится в голове. На шестом бухгалтер спрашивает, почему у монтажёра третий месяц подряд одинаковая сумма каждое пятое число, — и это уже не вопрос учёта.

С 2026 года заказчиков самозанятых смотрят внимательнее: налоговая отбирает компании на разбор по нескольким ориентирам — сколько самозанятых работает с компанией одновременно, сколько они в среднем от неё получают в месяц и как долго сотрудничают подряд. Ни один ориентир сам по себе не делает подрядчика работником, но к вопросам ведёт их сочетание и то, что потом находят в договорах и переписке. Ответить на эти вопросы по чатам и почте невозможно; по таблице, где задание — строка с результатом, сроком, суммой и чеком, — за минуту.

В Глинке учёт подрядчиков-самозанятых — это три связанные таблицы и четыре страницы: задания, исполнители, проекты, переписка под извлечение, чек-лист перед договором, памятка исполнителю и памятка команде. Ниже — как это устроено на примере из демонстрационного пространства: студия видеопродакшена «Кадр» с шестью подрядчиками. С августа по ноябрь в учёте восемнадцать заданий на 406 000 ₽: девять оплачены на 173 000 ₽, по двум из них ещё нет чека, три сданы и ждут акта, по одному акт подписан, пять в работе.

Как это выглядит в Глинке

1. Задания: один результат — одна строка

Главная таблица — «Задания». В ней каждое задание подрядчику, от постановки до чека:

• Задание — «Монтаж роликов 1–3 «Новая кухня»», «Съёмка «Лесная тропа» — экспедиция, 3 дня». Результат, а не обязанность: это первое, на что смотрят при переквалификации.
• Исполнитель и Проект — связи с двумя другими таблицами.
• Срок — с подсветкой просроченного: дата подсвечивается, пока задание не сдано. За два дня до срока Глинка присылает напоминание тому, кто указан в колонке «Кто ведёт».
• Статус — В работе, Сдано, Акт подписан, Оплачено. Порядок важен: акт — после приёмки, оплата — после акта.
• Сумма — в формате «1 234 ₽», и Оплачено — дата перевода.
• Чек получен — флажок, и две файловые колонки: Чек — PDF из «Мой налог», Акт — подписанный акт. В примере оба лежат у задания на монтаж роликов «Новой кухни».
• Результат — что именно сдано: имя файла, объём исходников.

В теле строки — техзадание и отметка о приёмке, чтобы спор «а мы так не договаривались» решался открытием карточки, а не поиском по чату.

2. Доска по статусам и вкладка «Без чека»

Вкладка «Доска» раскладывает задания по четырём статусам, и в заголовке каждой колонки стоит сумма: в работе — 145 000 ₽, сдано — 66 000 ₽, акт подписан — 22 000 ₽, оплачено — 173 000 ₽. Сдано, но без акта — это и есть колонка, в которую стоит заглянуть перед оплатой.

Вкладка «Без чека» показывает только оплаченные задания, по которым чек ещё не пришёл: в примере это озвучка «Квартирника» у Оли В. и съёмка для «Новой кухни» у Марата С. — 30 000 ₽ в подвале таблицы. Открывать её стоит раз в неделю и обязательно перед следующей оплатой тому же исполнителю: без чека расход не подтвердить. Рядом — «Выплаты по месяцам» (36 000 ₽ в августе, 69 000 ₽ в сентябре, 68 000 ₽ в октябре), «Деньги по статусам» и «Календарь» по сроку.

3. Переписка: ИИ извлекает задания в таблицу

Новые задания рождаются в чате: «Дима, после роликов 1–3 нужен тизер — 20 секунд, срок 20 ноября, 18 000 ₽». Перепечатывать это в таблицу не нужно. В примере страница «Задания на ноябрь — переписка» — четыре договорённости с подрядчиками за два дня. Откройте её, нажмите ✨ ИИ → «Другая база…» → «Задания» — Глинка покажет найденные задания в окне «Что нашлось». Проверьте срок и сумму и нажмите «Записать». Извлечение тратит ИИ-кредиты.

Исполнителя и проект в новых строках выбирают из списка руками — на четыре строки уходит меньше минуты. Если договорённость пришла голосовым, сначала расшифруйте его на странице, дальше всё то же.

4. Исполнители и проекты: своды и три ориентира

Вторая таблица — «Исполнители»: шесть подрядчиков с направлением, датой, с какого месяца работаем, и датой последней проверки статуса НПД. Две колонки считаются сами по связям из «Заданий»: «Заданий» — сколько заданий у исполнителя в учёте, «Сумма заданий» — на сколько. Третья — формула: «В среднем за задание». У Марата С. четыре задания на 144 000 ₽, у Димы К. — четыре на 84 000 ₽. Записали новое задание со связью на исполнителя — его счётчик вырос.

Это и есть три ориентира проверки в одной таблице. Сколько исполнителей одновременно — число строк в подвале. Сколько в среднем получает каждый — «В среднем за задание» и «Выплаты по месяцам». Как долго подряд — «С какого месяца». Четвёртая колонка здесь — «Формулировка для чека и акта», ИИ-колонка с готовым промптом: у двух исполнителей она заполнена («Услуги по монтажу видеороликов»), у четырёх пуста. Нажмите в меню колонки «Заполнить колонку ИИ» — Глинка допишет нейтральное название услуги по направлению и заметке, без слов «оклад», «смена» и «должность».

Третья таблица — «Проекты»: бюджет, свод «Подрядчикам» по связи из «Заданий» и две формулы — «Остаток» и «Подрядчикам, %». По осенней кампании «Ярмарки» подрядчикам ушло 105 000 ₽ из 180 000 ₽ — 58 %.

Честно скажем, чего свод пока не умеет: считать с условием — «выплачено за квартал» или «заданий без чека» в строке исполнителя. Это видно во вкладках «Без чека» и «Выплаты по месяцам», но не в колонке «Исполнителей».

5. Спросите Глинку: вопрос и действие

Перед квартальным разбором достаточно трёх вопросов. На странице «Спросить Глинку» в боковом меню напишите «Исполнители: у кого статус НПД проверяли больше месяца назад?» — ответ придёт по вашим таблицам: в примере это Алина Р., Никита Ж. и Таня Б., со ссылками на строки. Так же работают «Задания: какие оплаченные задания без чека?» и «Исполнители: кто с нами больше трёх месяцев подряд?».

Глинка умеет и менять данные — через карточку изменений. Напишите «В базе «Задания» у всех строк со статусом «Сдано» поставь статус «Акт подписан»»: она найдёт три сданных задания и покажет, что именно собирается изменить. В таблицу изменения попадут только после «Применить». Вопросы и действия тратят ИИ-кредиты.

6. Чек-лист, памятка исполнителю и агенты

Страница «Чек-лист перед договором с самозанятым» собирает признаки подмены трудовых отношений на уровне паттернов: в задании есть результат и срок, а не обязанности; оплата — за принятый результат по акту, а не одинаковая сумма каждое число; исполнитель сам решает, где и чем работает; у него есть другие заказчики; в договоре и переписке нет слов «оклад», «смена», «отпуск», «подчиняется»; он не был вашим сотрудником в последние два года; статус проверен перед каждой оплатой; чек — по каждой выплате; акт — по каждому заданию. Чем больше пунктов выполняется, тем спокойнее.

Подрядчику нужна своя памятка: как приходит задание, когда подписывается акт, в какой срок платят и почему без чека следующую оплату провести нельзя. В дереве она лежит отдельной страницей — без таблиц, только текст, — и уходит ссылкой, без входа: как опубликовать документ по ссылке. В дереве лежит и памятка «Как мы работаем с подрядчиками»: что уже настроено, ритм недели и квартала, чего свод не умеет.

Задания из переписки и отметки о чеках может заводить ИИ-агент по MCP — Claude, Codex или свой скрипт; как подключить, описано в сценарии память для ИИ-агентов. MCP доступен на платном тарифе.

7. Что учтено из 2026 года — и что сверить с юристом

С февраля 2026 года налоговая смотрит на заказчиков самозанятых раз в квартал, а ориентиры для отбора на разбор — число исполнителей, средний доход от компании и длительность сотрудничества — заданы критериями межведомственных комиссий. Признаки подмены трудовых отношений описаны в письмах ФНС и судебной практике; в чек-листе они пересказаны своими словами, на уровне паттернов. Это не юридическая консультация: формулировки договора, акта и чека для вашей ситуации может понадобиться проверить с юристом, а пороги и правила — сверить с актуальными документами ФНС и Минтруда на дату, когда вы читаете.

Не только студия

• Агентство с авторами и дизайнерами. Те же таблицы, другие направления: добавьте их в список «Направление» и ведите тексты, макеты и съёмки в одних «Заданиях».
• Онлайн-школа с преподавателями. Задание — курс или поток, результат — проведённые занятия; «Проекты» становятся программами, свод «Подрядчикам» — расходами на программу.
• Один заказчик — один подрядчик. Если вы ИП и работаете с двумя самозанятыми, «Проекты» можно удалить: связи и своды в «Исполнителях» останутся.

Живой пример

Подрядчики-самозанятые открыты в демонстрационном пространстве: «Задания», «Исполнители», «Проекты», переписка на ноябрь, чек-лист перед договором, памятка исполнителю и памятка команде. Студия, подрядчики, суммы и документы вымышленные — чек и акт в строке задания помечены как образцы. Кнопка «Скопировать к себе» заберёт дерево целиком в ваше пространство — останется удалить строки примера и записать свои. Рубли, подсветка сроков, напоминание, доска и вкладка «Без чека», связи между таблицами, своды, формулы и ИИ-колонка уже настроены и переезжают вместе с копией.

Что дальше

• Скопируйте пример и перенесите задания этого месяца — по строке на договорённость.
• Договоры с подрядчиками и их сканы удобно хранить отдельно: реестр договоров ИП.
• Глинка доступна из России, оплачивается в рублях и хранит данные в Яндекс Облаке. Начать можно бесплатно: Попробовать Глинку.