Подрядчики-самозанятые: задания, чеки и акты без риска переквалификации
Учёт самозанятых подрядчиков в таблице: задания, чеки и акты — и сразу видно, у кого нет чека за месяц.
Студия видеопродакшена «Кадр» — трое в штате и шесть подрядчиков-самозанятых: монтаж, съёмка, моушн, звук, цвет, сценарии. Раньше задания жили в чатах, чеки — в почте, а перед каждой оплатой кто-то вспоминал, подписан ли акт. Теперь задание — строка с результатом, сроком и суммой, чек — файл в ней же, а сигналы, по которым заказчиков самозанятых отбирают на проверку, видны на одной странице.
Спросите Глинку
Задания: какие оплаченные задания без чека?
Задания: сколько выплатили Диме К. в октябре?
Исполнители: кто с нами больше трёх месяцев подряд?
Исполнители: у кого статус НПД проверяли больше месяца назад?
Задания: какие задания просрочены?
Действие: «В базе «Задания» у всех строк со статусом «Сдано» поставь статус «Акт подписан»». Карточка изменений покажет три строки «до → после»; после «Применить» доска и своды пересчитаются.
Без чека
Выплаты по месяцам
Деньги по статусам
По исполнителям
Бюджеты проектов
Кому и зачем
Студиям, агентствам и небольшим компаниям, которые работают с самозанятыми подрядчиками и не хотят объяснять проверяющим, почему «фрилансер» получает одинаковую сумму каждое число. Дерево отвечает на четыре вопроса: кому что заказано, за что заплачено, по каким выплатам нет чека и что из этого выглядит как трудовые отношения.
Что внутри
«Задания» — 18 заданий с августа по ноябрь на 406 000 ₽: исполнитель, проект, срок, сумма, статус, дата оплаты, чек и акт файлами.
«Исполнители» — 6 подрядчиков: направление, с какого месяца работаем, когда проверяли статус НПД, своды по заданиям и ИИ-колонка с формулировкой для чека и акта.
«Проекты» — 4 проекта: бюджет, сколько ушло подрядчикам, остаток и доля — считаются сами.
Страницы: Задания на ноябрь — переписка — четыре задания из чата под извлечение в «Задания»; Чек-лист перед договором с самозанятым — сигналы мониторинга и признаки подмены; Памятка исполнителю — отправить подрядчику по ссылке; Как мы работаем с подрядчиками — что уже настроено.
Как начать после копирования
Замените исполнителей и проекты на свои, задания — на текущие; связи, своды и формулы переносятся вместе с деревом.
Поставьте себя в «Кто ведёт» у заданий — напоминание о сроке придёт за 2 дня.
Откройте Задания на ноябрь — переписка и нажмите ✨ ИИ → «Другая база…» → «Задания» — четыре задания из переписки станут строками.
В «Исполнителях» нажмите «Заполнить колонку ИИ» у «Формулировки для чека и акта» — пустые ячейки заполнятся.
Отправьте подрядчику Памятка исполнителю по ссылке — без входа.
Раз в квартал задайте Глинке три вопроса о сигналах — ответ придёт со ссылками на строки.
Нажмите «Скопировать к себе» — дерево целиком окажется в вашем пространстве, со связями, сводами и формулами. Это не юридическая консультация: договор и формулировки сверьте с юристом.