Как мы ведём тендеры
Памятка для нас самих и для того, кто скопирует это дерево. Здесь ИП «Мебель для школ» — пять человек, 10–15 закупок в квартал, Смоленская и соседние области.
Как устроен учёт
Три базы: «Тендеры» — всё, что мы рассматриваем, от извещения до итогов; «Контракты» — что выиграли и теперь исполняем; «Организации» — заказчики, с которыми работаем, и сводные цифры по ним. Тендер проходит статусы Изучаем → Готовим → Подана → Выиграли или Проиграли; «Отказались» — когда решили не идти. Выигранный тендер получает строку в «Контрактах» со связью на тендер и организацию.
Главные деньги в учёте — обеспечение заявки. На каждую поданную заявку оно лежит на спецсчёте до итогов, и при трёх‑четырёх одновременных подачах это заметная сумма: вкладка «Заморожено» показывает её одним числом в подвале.
Что уже настроено
Формат «1 234 ₽» у НМЦК, нашей цены, суммы контракта и у всех формул.
Формулы: «Обеспечение» = НМЦК × доля обеспечения; «Снижение» = насколько наша цена ниже НМЦК, в процентах; «Аванс» в контрактах — от суммы и доли аванса.
Подсветка просрочки: «Подача до» горит, пока статус не Подана / Выиграли / Проиграли / Отказались; «Срок исполнения» и «Оплата до» в контрактах — пока контракт не исполнен и не оплачен.
Напоминание за два дня до «Подача до» — колонке «Кто». В примере она пуста: заполните, и напоминания пойдут.
Вкладки «Тендеров»: «Все тендеры» с подвалом, «Ближайшие подачи» (только Изучаем и Готовим), «Доска» по статусу с суммой НМЦК, «Календарь» по дате подачи, «Заморожено», «Воронка», «НМЦК по статусам». В «Контрактах» — «Исполняется», «Доска», «Суммы по статусам».
Связи и своды: «Организации» считают тендеры и сумму контрактов по каждому заказчику сами.
ИИ‑колонка «Риск» в «Контрактах» — пустая. Нажмите «Заполнить колонку ИИ», и Глинка оценит каждый контракт по сроку, оплате и авансу.
Что делать с ИИ
Извещение пришло текстом — на страницу, затем ✨ ИИ → «Другая база…» → «Тендеры». Пример — страница «Извещения с площадки — три закупки».
Извещение пришло PDF — положите файл на страницу и нажмите «Извлечь как страницу»: текст станет страницей, дальше как выше.
Техзадание на десять страниц — «Резюме страницы» в меню ✨ ИИ, выжимку — в тело строки тендера.
Вопросы к данным — «Спросите Глинку» на корне: «Тендеры: сколько обеспечения заморожено по поданным заявкам?» отвечает числом со ссылками на строки, а «У тендеров организации «Школа № 12» со статусом «Изучаем» поставь «Отказались»» предлагает карточку изменений — правится только после «Применить».
Свой ИИ‑агент по MCP (на платном тарифе) может сам заносить извещения в «Тендеры» и отмечать пункты чек‑листа — по вашему запросу, как ещё один участник пространства.
Реалии 2026, которые учтены в примере
Летом 2026 года вступила в силу реформа 44‑ФЗ: процедуры стали проще и быстрее, сроки оплаты по контрактам — короче, а порог закупок, которые заказчики обязаны проводить среди малого бизнеса, поднят с 20 до 30 млн ₽. Госкомпании по 223‑ФЗ держат квоту на закупки у малого и среднего бизнеса — отсюда в примере МУП «Водоканал» и площадка ЭТП ГПБ. Проценты обеспечения, доли аванса и сроки в базах — иллюстрация, а не норма: у каждой закупки они свои и написаны в документации.
Это не юридическая консультация. Сверяйте сроки, размеры обеспечения и порядок оплаты с документацией конкретной закупки и с ЕИС.