Как заносить договор

Памятка для владельца: что делать с договором в день подписания, чтобы потом не искать.

В день подписания

1. Добавьте строку в «Договоры»: контрагент, предмет одной фразой («Аренда помещения 52 м², в месяц»), тип, номер, дата подписания.

2. Заполните «Окончание» — дату, до которой договор действует. Если срока нет, поставьте дату, когда вы хотите его пересмотреть.

3. Сумма — та, по которой вы считаете бюджет: в месяц, в год или за весь договор. Напишите «в месяц» или «в год» в предмете, чтобы не путаться.

4. Отметьте «Автопролонгация», если договор продлевается сам, когда никто не написал об отказе. Такие договоры истекают незаметно и продлеваются по старой цене — проверяйте их заранее.

5. Прикрепите скан в колонку «Скан» — файл или ссылку на него. Если скан — фотография или PDF без текстового слоя, положите его и на страницу договора: у файла на странице есть «Распознать текст», и условия будут под рукой текстом.

Откройте строку

У каждой строки есть своя страница: выпишите туда ключевые условия (срок уведомления о продлении, индексация, депозит, штрафы), список дел с галочками и контакты на стороне контрагента. Пример — строка «ООО «Сетевой двор»».

Первого числа

• Поставьте фильтр «Окончание — в этом месяце» и пройдитесь по списку: продлевать, перезаключать или отпускать. Есть и «в ближайшие 7 дней» — для короткого горизонта.

• В меню колонки «Окончание» включите «Подсвечивать просроченные» и исключите статусы «Завершён» и «Расторгнут» — тогда истёкший договор, который забыли закрыть, будет виден сразу.

• Закрытым договорам ставьте статус «Завершён» или «Расторгнут», но строку не удаляйте: скан и история пригодятся при проверке.