План проекта
План проекта на одной странице: цель, этапы с результатами и датами, вехи, роли, риски и порядок коммуникации.
Проект | Руководитель | Старт | Финиш | Статус |
Переезд на новую систему учёта заказов | Анна К. | 17 нояб. | 19 дек. | В работе |
Как заполнять: этапы — таблицей, чтобы видеть весь путь на одном экране. Вехи — чек-листом с датами: они попадают в задачи и напоминают о себе. Риски пересматривайте на каждом еженедельном статусе.
Цель и результат
К 19 декабря все заказы оформляются в новой системе, старая закрыта на запись. Менеджеры обучены, остатки сходятся, клиенты не заметили переезда.
Результат измерим: 100 % заказов за последнюю неделю декабря — в новой системе; расхождения остатков после переноса — не больше трёх позиций.
Этапы
Этап | Результат | Ответственный | Срок |
1. Подготовка данных | Выгрузка клиентов, заказов и остатков, очищенная от дублей | Илья С. | 21 нояб. |
2. Настройка системы | Справочники, статусы, шаблоны документов, права | Денис Р. | 28 нояб. |
3. Тестовый период | Неделя параллельной работы в двух системах, список расхождений | Все менеджеры | 5 дек. |
4. Обучение | Инструкции по процессам, два часовых занятия, ответы на вопросы | Анна К. | 10 дек. |
5. Переключение | Старая система только на чтение, все заказы — в новой | Денис Р. | 15 дек. |
6. Поддержка после запуска | Ежедневный разбор проблем, исправления, итоговый отчёт | Анна К. | 19 дек. |
Вехи
Данные выгружены и проверены — Илья С. 21 нояб.
Система настроена, первый тестовый заказ проведён — Денис Р. 28 нояб.
Решение «переключаемся / откладываем» по итогам теста — Анна К. 8 дек.
Переключение: старая система на чтение — Денис Р. 15 дек.
Итоговый отчёт и закрытие проекта — Анна К. 19 дек.
Команда и роли
Кто | Роль | Что делает |
Анна К. | Руководитель проекта | Решения, сроки, обучение, связь с руководством |
Денис Р. | Настройка системы | Справочники, права, перенос данных, переключение |
Илья С. | Данные и склад | Выгрузка, очистка, сверка остатков |
Вера М. | Менеджер, тестировщик | Параллельная работа в тесте, замечания по процессам |
Риски
Риск | Вероятность | Что делаем |
Данные в старой системе с дублями, перенос затянется | Высокая | Очистку начинаем первой, резерв — три дня в этапе 1 |
Менеджеры продолжают работать в старой системе по привычке | Средняя | Старая система на чтение в день переключения, без исключений |
Пик заказов в декабре совпадает с переездом | Средняя | Переключение в понедельник, не позже 15 декабря; откат — за один день |
Подрядчик по настройке недоступен в нужный день | Низкая | Денис Р. ведёт настройку сам, подрядчик — консультации |
Коммуникация
Еженедельный статус — понедельник, 10:00, 20 минут: что сделано, что мешает, что дальше.
Вопросы по ходу — в общем чате проекта, срочное — звонком руководителю.
Решения фиксируются на этой странице в день принятия, в разделе ниже.
Решения и открытые вопросы
10 нояб. — решили переезжать в декабре, а не после праздников: в январе пик возвратов.
Открыто: переносить ли заказы старше года или оставить в архиве старой системы? Решить до этапа 1.
Открыто: кто отвечает на вопросы клиентов о статусе заказа в тестовую неделю — один человек или каждый по своим?